في عالم التكنولوجيا الواسع، أضحى الإنسان البشري قادر على إنهاء كافة أعماله وإنجازها على أكمل وجه بينما هو جالس في بيته وذلك بواسطة مجموعة من أدوات مختلفة، وقد عكس هذا العديد من الأمور الإيجابية على المستوى الفردي والجماعي، فلم يعد العمل من المنزل نوعاً من الترف حاليًا.
تختار العديد من الشركات من جميع أنحاء العالم هذا المسار سواء لجذب المواهب أو لضرورة (الاستجابة لوباء عالمي)، وتعتمد سياسات مرنة للعمل عن بعد، يكون التحول إلى بيئة عمل عن بعد أمراَ سهلاً للشركات التي تتبنى التكنولوجيا التعاونية collaborative technology بالفعل للتواصل بين موظفيها وعملائها.
أما الشركات التي لم تقم بذلك حتى الآن، فقد أعددنا قائمة تحتوي أدواتنا المفضلة لزيادة الإنتاجية عند العمل من المنزل.
هل تبحث عن أدوات جيدة تؤهلك إلى التحكم في كافة أمورك العملية وتستحضر لك كافة معانِ التوفير والراحة اللازمة لتحسين المناخ العملي لديك؟ نحن في مدونة فاتورة.
نساعدك من خلال هذه المقالة على التعرف علىِ أكثر خمس أدوات كفاءة تؤهلك للعمل عن بعد، حيث استقطاب توفير الجهد والوقت وضمان الأمن والأمان المتكامل.
قد يكون العمل عن بعد مفيداً جداً لأعمالك التجارية، حيث تجد وسائل دفع إلكتروني مختلفة تساعدك على إنجاز كافة أعمالك بسهولة وأمان.
وكما أن لإستراتيجية العمل عن بعد العديد من المزايا إلا ان الأمر على الأرجح لا يخلو من بعض التجربة والخطأ، وبإمكانك زيادة فرص الاستفادة من هذه الاستراتيجية لصالحك باستخدام الأدوات المناسبة التي تجعل فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية.
ليس هناك حاجة للمزيد من النفقات لسير أعمالك وإدارة فواتير شركاتك، كما أن أعضاء فريقك لن يضطروا إلى إهدار الوقت أو المال في التنقل، وهو جزء مرهق من أي يوم عمل.
حيث أن هذه الأدوات توفِّر لهم طرق رائعة للتواصل، والدفع الإلكتروني وإنجاز الأعمال عن بعد، كما أن هناك ميزة إضافية للعمل عن بعد كونه صديق للبيئة.
يمكن أن يكون للعمل من المنزل تأثير إيجابي على الروح المعنوية للفريق حيث ينخفض الضغط النفسي ويحدث التوازن بين العمل والحياة. يمكن للعاملين عن بعد جدولة مواعيدهم وتنفيذ مهامهم دون أن يفقدوا يوم عمل.
حيث تُظهر الدراسات أنه من غير المرجح أن يفوتهم العمل بسبب المرض كما أنهم لا يُعرِّضون الآخرين للإصابة بالمرض. حيث أن الأدوات المساعدة مثل فاتورة تضيف لك تقاريرًا شهرية كموجزات لتحركاتك المالية ومراتب التصنيفات الأكثر مبيعًا لديك في متجرك مثلًا.
يتيح لك تجاوز القيود الجغرافية أثناء عملية التوظيف الاختيار من بين أفضل المتقدمين لوظيفة معينة، فإن كان أكثر الموظفين تأهيلاً يقطن في الجانب الآخر من العالم فلا يزال بإمكانك توظيفه، لا مشكلة.
كما أن هذه الأدوات تساعدك على التعامل بكافة العملات المختلفة وتتيح لك نظام سداد رائع لعمليات البيع والشراء بطريقةٍ أو بأخرى.
قد يساعد العمل عن بعد على إتاحة الموظفين خارج ساعات العمل العادية وفي أي منطقة كانوا ما يعني إتاحة خدماتك لعدد أكبر من العملاء وتمديد ساعات العمل وهذا أمر مفيد جداً خاصة فيما يلي المبيعات وعمليات الدفع الإلكتروني والعملاء.
سهولة وكفاءة الاتصال الداخلي هي العقبة الرئيسية للفريق عند العمل عن بعد. إذا لم يتمكن أعضاء فريقك من التواصل مع بعضهم البعض فقد تتداخل المسئوليات أو يفقدون البوصلة تماماً.
عندما تقيم التعاون عن بعد وتعمل على إنجاز الأعمال المشتركة بشكلٍ رائع، فإنك غالبًا ما تتجه إلى Slack وذلك من خلال تقديمها خدمات مميزة تمكن المستخدمين من التواصل بسهولة.
حيث تتميز بانتظام محادثاتها، وتتيح للمستخدم سهولة البحث عن أي محادثة يريد لأن كافة المحادثات مؤرشفة.
كما ويمكنك الانتقال بين العديد من الملفات المختلفة بشكلٍ سهل تمنحك أداة Slack الأمن وإمكانية التعامل مع مقاولين وشركاء خارجيين وإرسال كل ما تريد من ملفات وفيديوهات وصور بشكلٍ بسيط ورائع.
Aircall هو نظام مركز اتصالات افتراضي لفريق المبيعات والدعم، ما عليك سوى تثبيت البرنامج وسيعمل Aircall في غضون دقائق سواء كنت تستخدم تطبيق سطح المكتب أو المتصفح.
ونظراً لسهولة إعداده فإنه يمكن الوصول إلى أعضاء الفريق بسهولة حتى إن كانوا يعملون من المنزل، فكل ما يحتاجونه هو جهاز كمبيوتر محمول.
يتيح برنامجنا السريع والفعال إجراء مكالمات ميدانية مع فريقك (مكالمات داخلية ومكالمات من وإلى العملاء) بسهولة دون أي عقبات في البنية التحتية أو قيود زمنية ونظراً لإمكانية ربط Aircall مع العديد من الأدوات الأخرى (مثل CRMs و Helpdesks وغيرها) فلن تفقد أي مكالمة هاتفية مهمة يبقيك Aircall على اتصال مع فريقك وعملائك.
Zoom هو البرنامج الأكثر شهرة لعقد المؤتمرات عبر الفيديو. يجمع بين الدقة العالية والعديد من المزايا ذات الأهمية الكبيرة مثل مشاركة الشاشة ومشاركة المحتوى والتسجيل ما يجعله خياراً مناسباً للمؤسسات التي تحتاج إلى حلول متكاملة للمؤتمرات.
يجعل Zoom الاجتماعات أكثر سهولة حيث يقوم شخص واحد فقط بتحميل البرنامج ويمكن لأي شخص آخر النقر على رابط الاجتماع للانضمام من الهاتف أو سطح المكتب أو الجهاز اللوحي.
يساعد Zoom أيضاً على تعزيز التعاون أثناء الاجتماعات حيث يسمح للمشاركين بمشاركة الشاشة والاستخدام المشترك لشاشات اللمس والسبورة، كما يتيح Zoom طرقاً تساعد المشاركين على تبادل الأفكار بصورة أفضل من معظم منصات الفيديو المتوفرة.
بغض النظر عن اختيارك للعمل من المنزل أم لا، يجب أن يكون الجميع على اطلاع بمستجدات العمل. تساعدك هذه الأدوات على مشاركة المعلومات المهمة مع فريقك بغض النظر عن مكان تواجدهم.
يحل Front مشكلة إرسال الرسائل الالكترونية عبر البريد الإلكتروني حيث يربط بين تذاكر الدعم الفني والبريد الإلكتروني والرسائل والتطبيقات الداخلية، ويمثل Front مركز اتصال مركزي ودقيق لمندوبي خدمة العملاء الذين يستخدمونه.
يساعد الربط بين Front و Aircall الفريق على إجراء واستقبال المكالمات والوصول إلى المعلومات السياقية الهامة حولها في مكان واحد.
يساهم توفر معلومات العملاء بسهولة موظفيك على إجراء محادثات بناءة وتسريع الإنتاجية.
يتيح Zapier أتمتة سير العمل من خلال الجمع بين العديد من الأدوات. لا يرغب أعضاء الفريق في التبديل بين التطبيقات المختلفة أثناء العمل بسبب انشغالهم، لذا يعمل Zapier على مزامنة جميع معلومات العملاء والفريق بين البرامج المختلفة.
كما يسهل Zapier الربط بين أدواتك الأخرى ويُبقي فريقك بأكمله على اطلاع بآخر المستجدات مع توفير الوقت الثمين للجميع.
قد يكون من الصعب التكليف بالمهام ومتابعتها إذا لم يكن فريقك في موقع واحد. وبدون استخدام الأدوات المناسبة فإن فريقك سيتخبط ويفوِّت المواعيد النهائية المهمة.
يوصف Monday بأنه “نظام تشغيل” العمل وسنصفه بأنه منصة قوية لإدارة المشاريع تساعد الفريق بجميع أقسامه على تتبع وإدارة وتنفيذ المهام والأنشطة المختلفة.
يجمع Monday بين واجهة مستخدم رائعة ودقيقة مع إمكانية الأتمتة التي تجعله سهل الاستخدام، يمكن ربط Monday مع العديد من الأدوات المفضلة لديك وهي ميزة أساسية للفريق في عصرنا الحالي.
Intercom تطبيق مراسلة يساعد الشركات من البقاء على اتصال مع عملائها، وظيفة التطبيق الأساسية هي المساهمة في تحويل زائر الموقع إلى عميل يدفع مقابل الخدمة. يتميز Intercom بالعديد من المزايا المفيدة للفريق الذي يعمل من المنزل.
يمكن لـ Intercom تتبع كل تفاعلات العملاء في لوحة تحكم موحدة، ويسمح البريد الوارد الجماعي بتعاون الفريق معاً أثناء معالجة ملفات العميل ويمكن للمديرين أيضاً تكليف بعض أعضاء الفريق بمهام المتابعة.
يمكن ربط Intercom مع العديد من الأدوات الأخرى، ويتيح لفريق العمل بأكمله مراقبة مشاركة العملاء بتنسيق تام أثناء العمل من المنزل.
تساهم إدارة مشاريع ومهام فريقك عبر الأنترنت في إحداث نقلة كبيرة في مسيرة شركتك نحو تحقيق أهدافها، ولأن Taskat نظام إدارة مهام متوفر باللغة العربية أو الإنجليزية فهو يُمكِّنك من إدارة فريقك بسهولة وكفاءة.
تساعدك أداة Trello على إدارة مهامك بشكل احترافي ويليق بمستواك العملي، كما أنها تعمل على جدولة كافة الواجبات العملية المطلوب منك القيام بها.
تقوم Trello على تتبع عمل فريقك وتنظيم عملك، والحفاظ على ذاكرة إلكترونية جيدة وتنظيم متكامل للوقت والعمل، تعتبر أداة Trello من أشهر الأدوات في إدارة المشاريع والمهام العملية، وتتميز بسهولتها ومرونتها.
تعزز هذه الأدوات إنتاجية فريقك وتتبع تقدم الجميع في مهامهم. يساعد وضوح مؤشر الأداء في تناغم عمل فريقك الذي يعمل عن بعد.
يثير عمل الموظفين من المنزل مخاوف الكثير من المديرين بشأن الأداء. إلا أن استخدام أدوات ضمان الجودة مثل Klaus يساهم في عدم خسارتك لأي صفقة، حيث يساعد المديرين في مراجعة وتقييم تواصل الفريق عبر القنوات المختلفة.
تستطيع الحصول على سجلات المكالمات ومراجعتها، وترك ملاحظات بناءة للموظفين، وتسجيل أداء الموظفين بسهولة من واجهة واحدة عند استخدام aircall و klaus معاً.
يقوم المساعد الذكي Avoma بمساعدة فريق المبيعات وخدمة العملاء على نسخ وتحليل مكالمات العملاء للحصول على نقاط موجزة ورؤى قابلة للتنفيذ من كل محادثة.
يستخدم المساعد الذكي Avoma الذكاء الاصطناعي لتوفير نصوص قابلة للبحث، وملاحظات موجزة، ومزامنة تلقائية مع إدارة علاقات العملاء CRM.
تساعد ميزة المحادثة الذكية في تحديد هوية المتحدث والموضوع واتجاهات الكلمات المفتاحية ونقاط الحوار ليبرز المعلومات المهمة للمديرين.
يدعم Avoma أيضاً التعاون ين الأقسام المختلفة من خلال التسجيلات القابلة للبحث والملاحظات المركزية ومشاركة المقاطع وقائمة التشغيل.
يساعد الربط بين Avoma وAircall في تحليل المحادثات التي تجريها الفرق المختلفة دون القيام بعمل يدوي، ثم استخدام هذه المخرجات لإغلاق المزيد من الصفقات وإسعاد العملاء.
لقد سأمت من أدوات الدفع الإلكتروني ولم أجد أفضلهم؟ لقد أتينا لك بالحل الأفضل، وهو أداة فاتورة للدفع الإلكتروني.تمنحك فاتورة أساليب رائعة من الدفع الإلكتروني وإنجاز كافة معاملاتك المالية بشكلٍ سهل وآمن من الدرجة الاولى.
إن تطبيق فاتورة قد أثبت جدارته في العالم الإلكتروني كونه أفضل الادوات التي تعمل على إنجاز الاعمال المحاسبية والانتهاء من كافة المعاملات المالية وفق مميزات متنوعة.
يعمل تطبيق فاتورة على انشاء الفواتير المختلفة والتي من خلالها يسهل عليك أمر التعامل مع العملاء المختلفين وإرسال فواتيرهم بشكل احترافي ومميز، من خلال فاتورة يمكنك أن تستحضر كافة معانِ الامن والامان والسهولة التامة في التعامل والإنجاز الرائع.
فإن كان لديك مشروع تجاري وتود تطبيق تتم من خلاله كافة معاملاتك المالية، فإن أداة فاتورة هي الأفضل، وإن كنت تبحث عن أكثر الأدوات الآمنة الخاصة بالدفع الإلكتروني وتود استخدامها في حياتك اليومية من خلال عمليات البيع والشراء من الانترنت، فإن تطبيق فاتورة هو الاختيار الأفضل لك.
يعتبر فاتورة أحد أهم أدوات الدفع الإلكتروني والذي من خلاله يمكنك أيضًا أن تقوم بعمل متجر مصغر يساعدك على توفير الكثير من الأموال التي يتم صرفها على المتاجر الضخمة، كما أنه يوفر واجهات وإضافات حديثة وجديدة.
يدعم فاتورة العديد من أنواع العملات المختلفة التي تحافظ على سير عملك بدون مشاكل، كما وإن تطبيق فاتورة يؤمن لك معاملاتك بدرجة عالية من الامان والسرية، علاوةً على هذا، فإن بوابة الدفع الإلكتروني، فاتورة.
يمنحك موقع فاتورة كاشير إلكتروني يوضح تفاصيل الدفع الخاصة بالمنتجات، مما يجعلك تنظر لكل مشترياتك كأنها في سلة واحدة بدون عشوائية أو بعثرة فكرية.
مع النظام الآمن الذي يوفره البرنامج API، فإنه يمكنكم إنشاء رابط دفع خاص لتلقي المدفوعات بسهولة تامة، مما يتيح لكم أمانًا كاملًا عند الدخول، لقد وجدت الآن بوابة الدفع الإلكتروني التي توفر لك الوقت والجهد وتساعدك على إدارة أعمالك بشكل لا يصدق، قم الآن بتصفح مزايا فاتورة الجديدة.
يسمح Pivotal Tracker بالتعاون بين أعضاء فريقك التقني من خلال تسجيل تقارير الأخطاء وطلبات المزايا وقوائم المهام في واجهة واحدة. يمنحك Pivotal Tracker عرضاً تنازلياً top-down لما يقوم به فريقك من عمل، ويسمح بتحديد الأولويات وجدولة الأعمال أسبوعياً.
إذا كان مطورو البرامج في شركتك يعملون من منازلهم فإن Pivotal Tracker هو الطريقة الأسهل للحفاظ على تماسك الفريق.
يتيح Github لمطوري البرامج مشاركة التعليمات البرمجية code. يمكنك طلب الملاحظات والتعليق من أعضاء الفريق والعمل على المشاريع بشكل تعاوني. بالإضافة إلى ذلك، أصبح من السهل مراجعة التعليمات البرمجية والبرمجة الثنائية pair programming من خلال الربط بين Github مع Slack
يجب أن تكون قائداً محنكاً، فإدارة فريق عمل عن بعد باستخدام أدوات متعددة كهذه ليس بالأمر السهل. بالرغم من المزايا التي يوفرها العمل عن بعد لفريقك وشركتك، إلا أن عليك قضاء الكثير من الوقت والجهد كل يوم في تطويره، إليك بعض النصائح للقيام بذلك.
اختر الموظفين الذين تشعر أن بإمكانهم العمل عن بعد فليس كل الموظفين يقدرون على ذلك. تأكد من ملائمة الموظفين للعمل عن بعد مع عدم الحياد عن مسارك نحو الهدف الرئيسي. امنح الفريق المزيد من المسؤولية وعزز الثقة والشفافية والمصداقية الذاتية. ستحصل على الكثير من الفوائد عند المساهمة في تأهيل زملائك في العمل. امنحهم أدوات رائعة للتواصل كما سبق، وان احتاج الأمر دربهم عليهم أو ارفق لهم هذه المقالة.
سيكون لديك فريق يمكنك الوثوق به إذا وظفت المواهب المناسبة. حدد لفريقك الأهداف بوضوح مع تعيين موعد التسليم وامنحهم مساحة من الحرية مادام العمل يسير بشكل جيد وفي الوقت المحدد. إحدى العادات السيئة لقادة فرق العمل عن بعد والذين يستخدم أدوات تساعدهم على إنجاز أعمالهم هي الإدارة الدقيقة، هذه الطريقة ليست فعالة لأن الموظفين سيهدرون الكثير من الوقت في التفاعل معك. علاوة على ذلك، سيصبح الأمر مزعجاً وستتأثر روحهم المعنوية بشكل كبير وتقل الإنتاجية تبعاً لذلك. أخبر فريقك أنه بإمكانهم طلب المساعدة والمشورة منك متى احتاجوا وأنك تثق باستقلاليتهم ومصداقيتهم الذاتية إذا عملوا من المنزل.
قد يبدو وجود “ثقافة الشركة” لفريق يعمل عن بعد أمراً غير منطقي، ولكنه ضروري. قد لا يتمتع العاملون عن بعد بالتواصل الشخصي لكن هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك السعي لبناء روح الفريق.
من الأفضل تعزيز روح الزمالة ين أعضاء فريقك باستخدام العديد من الأمور مثل أدوات تساعدك على إنجاز أعمالك بسهولة تلك التي المذكورة أعلاه. شجع الدعابة اللطيفة والانسجام بينهم وسيؤتي ذلك ثماره، سيشعر الجميع بأنهم أكثر ارتباطاً بزملائهم في العمل وأكثر ميلاً للعمل كوحدة واحدة.
قد يصعب العمل الجماعي على الفرق التي تعمل عن بعد بشكل خاص، ولكن ضع في اعتبارك أن بعض جوانب العمل في مكان واحد (زملاء العمل الصاخبين – المزاج المتقلب– المقاطعة أثناء العمل ، وما إلى ذلك) أقل تأثيراً على العمل عن بعد.
الأدوات المذكورة أعلاه رائعة للبدء في بناء فريقك للعمل عن بعد، ولكن الأمر متروك لك لتحقيق أقصى استفادة منها.
يمنح العمل عن بعد الموظفين مزيداً من الحرية والمساءلة، ولكنه أيضاً يجعل التواصل اليومي أكثر صعوبة. استغل اجتماعات الفريق لمشاركة الأفكار حتى لا تضيع الوقت أثناء العمل عن بعد. اغتنم كل فرصة للتأكد من أن كل شخص على اطلاع بما يجري وقاوم إغراء تجنب أو تأخير حل المشكلات حتى لا تتحول إلى مشكلات أكبر.
مختص بالتجارة الإلكترونية، صناعة المنتجات و ريادة الأعمال، تواصل معي ان احتجت لأي مساعدة! #AskWaleed
